Validação de dados no Excel

Você sabe o que é validação de dados? 

A validação de dados no Excel, é um recurso que pode facilitar a vida de quem trabalha com planilhas diariamente.

É útil para quando você precisar restringir ou limitar algum tipo de informação em uma célula do Excel.

Esta opção permite definir os valores que podem ser inseridos nas células, além de diferentes formatos de acordo com sua necessidade.

E onde você pode encontrar essas opções?

Você encontra esta opção na parte superior do Excel, acessando a guia dados, em seguida no grupo ferramenta de dados clicando função validação de dados.

 

Quais opções existentes na validação de dados?

A opção Número Inteiro restringe a célula para aceitar somente números inteiros.

Já na opção Decimal  a célula é restrita para aceitar apenas números decimais.

Você pode , através da função Lista  criar uma lista com opções definidas, personalizadas de acordo com sua necessidade.

Se você escolher a função Data, a célula vai aceitar somente o formato de números em data.

Mas, se sua necessidade é trabalhar com limitação de horas utilize a opção tempo, assim, a célula irá aceitar somente o intervalo de horário definido por você.

O formato Comprimento do Texto limita a célula para um comprimento específico no número de caracteres, então, seu texto terá um limite na hora de digitar.

Caso você deseje personalizar utilizando uma fórmula do Excel basta utilizar a opção personalizado.

Ao abrir a caixa de Validação de dados no Excel, você encontrará a guia Configurações.

Nela você pode escolher as permissões, e na caixa “Dados” você pode selecionar uma condição entre as listadas abaixo:

Opções para validação de dados

• Entre
• Não entre
• Igual a
• Diferente de
• Maior que
• Menor que
• Maior ou igual a
• Menor ou igual a

Assim, você tem várias opções para limitar ou restringir a entrada de valores ou textos em sua célula ou seu intervalo de células no Excel.

Por exemplo, ao selecionar a opção “entre”, em seguida pode selecionar a fórmula para valor mínimo e máximo para as células selecionadas.

Você também pode definir uma mensagem de entrada para quem for utilizar sua planilha.

Assim, antes mesmo de digitar, a pessoa saberá quais os formatos aceitáveis nesse local.

Para isso, basta clicar em mensagem de entrada, em seguida colocar o título e a explicação.

E se você digitar uma informação restrita pela regra da validação de dados, o que acontece?

Você verá uma janela pop-up que será exibida com uma mensagem de alerta de erro, porém você pode personalizar esta mensagem de acordo com sua preferência.

Exemplos práticos da Validação de Dados:

Na caixa de seleção da validação de dados você encontrará muitas opções.

Você  pode, em vez de digitar todas as vezes as mesmas informações, criar uma lista.

Por exemplo: uma lista com o nome dos colaboradores de  cada setor da empresa ou mesmo uma lista com o nome das filiais.

Para isso você utiliza a opção de Itens definidos em lista.

Mas, você pode  Definir um valor de porcentagem acrescida na venda feita pelo colaborador.

Para isso opção Número Inteiro.

Enfim, você pode Limitar Datas fora do período definido.

A definição das férias dos colaboradores, além de definir a regra para obedecer ao período de gozo.

Bloquear o horário fora do período definido.

Para que possa definir horário que o colaborador pode fazer lançamentos na planilha de trabalho, fazendo apenas dentro do horário definido pela empresa.

Na Limitação do número de caracteres: Definir para o número de dígitos do CPF por exemplo, para não se correr o risco de colocar dígitos a mais.

Já a Validação com base do resultado de fórmulas: Definir um valor máximo de valores para comissões para os colaboradores.

Dicas importantes sobre a validação de dados:

Quando você utilizar deste recurso é interessante observar alguns pontos.

A largura da lista criada segue a largura da célula do Excel.

Então, dependendo do tamanho do texto se faz necessário aumentar a largura da coluna de acordo com sua necessidade.

É possível você aplicar a validação de dados em células que contém informações, porém o Excel não notifica automaticamente que as células possam ter dados inválidos.

Para isto você pode usar a opção circular dados inválidos.

Para você remover a validação de dados de uma célula ou conjunto de células, basta selecionar o intervalo.

Em seguida, através da opção validação de dados, use a opção configurações, depois encontre a opção limpar tudo para, enfim retirar a validação.

Resumindo

A Validação de dados é com certeza um grande recurso para deixar as planilhas mais profissionais.

Através desta opção no Excel, as pessoas que trabalharem com sua planilha terão mais facilidade no preenchimento dos dados solicitados.

Outra grande vantagem é estabelecer um padrão na planilha em uso, aliás quando muitas pessoas usam.

Assim, os dados estarão em formatos restritos e específicos para que todos possam entender o conteúdo.

Dessa forma você não apenas se beneficia desse recurso, mas também transmite a imagem de um profissional qualificado e competente.

E se você gostou deste conteúdo, com o curso de Excel você conhecerá outros recursos que irão, afinal facilitar sua rotina de trabalho.